Privacyverklaring bij sollicitatie
1. Algemene informatie
Met de indiening van jouw sollicitatiedocumenten bij Circet Benelux (adres: Jan van Rijswijcklaan 162/3, 2000 Antwerpen, tel: +32 3 808 80 00) en haar dochterondernemingen, hierna "Circet" genoemd, worden je persoonsgegevens gedurende de sollicitatieperiode en 30 dagen na het beëindigen van de sollicitatieperiode door Circet in een elektronische databank bewaard en opgeslagen. De gegevens zullen worden opgeslagen en doorgegeven aan derden met het oog op mogelijke totstandkoming van een arbeidsovereenkomst. Circet verwerkt jouw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke.
2. Welke gegevens verzamelen we?
Jouw basisidentiteitsgegevens en jouw contactgegevens die je ons verstrekt, zoals naam, foto, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, nationaliteit, etc. ·
Informatie die je in jouw CV opneemt, zoals voormalige en huidige werkgever, functieomschrijving, werkervaring, opleidingen, kwalificaties en certificaten, vaardigheden, referenties, interesses, etc.
Alle andere informatie die je ons geeft in het kader van jouw sollicitatie, zoals informatie in je motivatiebrief of die je tijdens het interview zou geven.
Publiek beschikbare informatie op jouw openbare sociale media (vb. op LinkedIn)
3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens en hoelang bewaren wij ze?
Je sollicitatiegegevens kunnen worden gebruikt om te beoordelen of je in aanmerking komt voor geadverteerde functies en voor andere openstaande functies. Mogelijks kunnen wij je persoonsgegevens ook doorgeven aan onderaannemers, partners en/of klanten van Circet Benelux waarmee we samenwerken indien zij openstaande functies hebben die overeenkomen met jouw sollicitatieprofiel. Wij zullen dit enkel doen wanneer je het toestemmingvakje hiervoor hebt aangevinkt tijdens het indienen van jouw sollicitatie.
Bij een spontane sollicitatie en indien wij geen openstaande functies hebben die met jouw sollicitatieprofiel overeenkomen, vragen wij om jouw toestemming om je persoonsgegevens voor een periode van 12 maanden te bewaren in onze databank voor mogelijke toekomstige functies en vacatures. Je kan deze toestemming op elk moment schriftelijk intrekken. Je kan jouw herroeping initiëren via de link “toestemming intrekken” in de bevestigingsmail van jouw sollicitatie. Wij willen je erop wijzen dat wij je in dat geval niet kunnen contacteren voor mogelijke interessante vacatures in de toekomst.
Indien de sollicitatie niet succesvol is, vraagt Circet jouw toestemming om de persoonlijke gegevens die je tijdens de sollicitatieprocedure heb verstrekt (bijvoorbeeld in sollicitatiebrieven, cv's, referenties, vragenlijsten voor kandidaten, nota’s van de sollicitatiegesprekken en eventuele (indien van toepassing voor de job waarvoor je solliciteert, assessments) ook na afloop van de specifieke sollicitatieprocedure op te slaan. Je geeft Circet Benelux toestemming om deze gegevens te gebruiken om op een later tijdstip, gedurende een periode van 12 maanden, contact met jou op te nemen en om de sollicitatieprocedure voort te zetten, mocht je in aanmerking komen voor een andere functie. Zoals hierboven reeds gesteld kunnen wij jouw gegevens ook delen met onze onderaannemers, klanten en/of derden indien jouw profiel in aanmerking zou komen met een openstaande functie. Wij zullen hiervoor een afzonderlijke toestemming vragen.
Wij kunnen jouw persoonsgegevens ook verwerken in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of afsplitsing van die derde, zelfs als die derde buiten de EU is gevestigd. Dit zullen we doen om onze legitieme belangen en die van een derde te behartigen, namelijk om de normale bedrijfs- of fusie- en overnametransacties te kunnen uitvoeren.
Wij verwerken jouw persoonsgegevens ter behartiging van onze legitieme belangen en die van onze partners indien en voor zover jouw sollicitatie kan worden beschouwd als: (a) een schending van de toepasselijke gebruiksvoorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van een derde partij; (b) een gevaar voor de veiligheid of integriteit van de sollicitatie webpagina; (c) een gevaar voor de webpagina, onze sociale media-kanalen of een van onze onderliggende systemen of die van onze onderaannemers als gevolg van virussen, Trojaanse paardenaanvallen, spyware, malware of enige andere vorm van schadelijke code; of (d) op enige wijze obsceen, discriminerend racistisch, lasterlijk, hatelijk, kwetsend of op enige andere wijze ongepaste of illegale inhoud zou bevatten.
Wij verwerken jouw persoonsgegevens om onszelf te verdedigen in het geval van een geschil met betrekking tot jouw sollicitatie (zoals in verband met een mogelijke afwijzing van jouw sollicitatie).
Wij verwerken jouw persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om te voldoen aan een redelijk verzoek van bevoegde wetshandhavers of vertegenwoordigers, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstanties of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten. Jouw persoonsgegevens kunnen op ons initiatief worden doorgegeven aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten als bewijs of als er gegronde vermoedens zijn van een onwettige handeling of misdaad door jou gepleegd. Deze situatie is eerder uitzonderlijk.
4. Wie ontvangt jouw persoonsgegevens?
Voor de hierboven vermelde doeleinden kunnen we jouw persoonsgegevens delen met andere partijen. Hieronder geven we een overzicht van de partijen die toegang kunnen krijgen tot jouw persoonsgegevens en die ze kunnen ontvangen in het kader van jouw sollicitatie:
·Wanneer je solliciteert via het formulier op onze sollicitatie webpagina, worden jouw persoonsgegevens en CV opgeslagen in ons sollicitantenplatform.
Wanneer we jouw sollicitatie ontvangen via sociale mediadienstverleners, zoals LinkedIn, zullen deze derde partijen jouw persoonsgegevens uiteraard ook verwerken. Zij doen dit al afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwijzen naar de privacyverklaringen van deze derde partijen, indien je meer informatie wenst over de wijze waarop zij jouw persoonsgegevens verwerken. De privacy policy van LinkedIn kan je via de volgende link terugvinden: https://nl.linkedin.com/legal/privacy-policy.
Wij doen ook beroep op IT-dienstverleners die bijvoorbeeld onze website beheren en beveiligen. Deze verwerkers mogen jouw persoonsgegevens alleen maar namens ons verwerken op basis van onze schriftelijke instructies. Het spreekt voor zich dat wij garanderen dat alle externe verwerkers met de nodige zorg worden geselecteerd en dat wij hen de nodige verplichtingen zullen opleggen voor de veiligheid en de integriteit van jouw persoonsgegevens te garanderen.
Indien wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (de ‘EER’, dit omvat de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland), zullen wij adequate waarborgen treffen om de veiligheid, vertrouwelijkheid en integriteit van jouw persoonsgegevens te garanderen. Dergelijke waarborgen kunnen een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of het afsluiten van een overeenkomst die de standaardbepalingen van de Europese Commissie bevat.
5. Toestemming voor opname in de kandidaten databank
Jouw toestemming is vrijwillig en heeft geen gevolgen voor jouw kansen in de huidige sollicitatieprocedure. Je kunt ervoor kiezen om geen toestemming te geven zonder opgaaf van redenen en zonder te hoeven vrezen dat je daardoor nadelen zal ondervinden. Je kunt jouw toestemming ook te allen tijde intrekken; in dat geval worden jouw gegevens binnen de 7 dagen nadat wij jouw aanvraag hebben ontvangen gewist. Je kunt jouw herroeping initiëren op vacature@circet.be of via de link “toestemming intrekken” in de bevestigingsmail van uw sollicitatie. Je bent je ervan bewust dat je in dat geval niet gecontacteerd kan worden voor mogelijke interessante vacatures in de toekomst.
6. Jouw rechten
Circet Benelux hecht groot belang aan de veiligheid en de vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens. Wij wensen jouw aandacht te vestigen op jouw rechten, namelijk het recht op informatie het recht op toegang, het recht op verbetering, het recht op verwijdering, het recht op beperking van de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht op bezwaar.
Wil je hier meer informatie over hoe wij persoonsgegevens verwerken en over de wijze waarop je jouw rechten kunt uitoefenen? Bekijk dan zeker onze privacy policy op www.circet-benelux.eu. Moest je hierna nog vragen hebben, dan kan je altijd onze DPO contacteren via privacy@circet.be.
Indien je niet tevreden zou zijn met ons antwoord dan kan je ook een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. De contactgegevens van alle gegevensbeschermingsautoriteiten in de EU kan je op deze website: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en terugvinden.
De contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit zijn de volgende:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
7. Wijzigingen
We behouden ons het recht om op eigen initiatief wijzigingen aan te brengen en deze privacyverklaring bij te werken. Deze privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op oktober 2024.
