Administrative Officer

Ben je op zoek naar een leuke, afwisselende, administratief ondersteunende functie? Reageer dan snel op deze vacature!

Functie

Je staat in voor de administratieve en ondersteunende taken voor het Business Operations Office. Als eerste aanspreekpunt behandel je de administratieve vragen, die via de verschillende mailboxes binnenkomen.

Een greep uit jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Je beheert de briefwisseling en de toegewezen shared mailboxen. Dit omvat inkomende facturen, aanvragen tot bestelbonnen, bestellingen etc. Hiervoor neem je de benodigde acties. 
• Je bent verantwoordelijk voor de check-in-at-work van zowel de eigen medewerkers als de subco-ploegen. Bij de opstart van een project doe je de werfaangifte en doet nadien de correcte check-in-at-work op basis van de unieke code. Ingeval van opmerkingen, ga jij hier achteraan (intern en extern) om dit op te lossen.
• Je bent een aanspreekpunt binnen het Business Operations Office.
• Je legt zowel schriftelijk als mondeling contacten met de verschillende subco's teneinde alle nodige informatie te kunnen verzamelen en de correcte registraties te kunnen doen.
• Je ondersteunt in geval van schades en geeft dit aan bij de verzekeraar.
• Je garandeert dat de toolboxes uit de verschillende omgevingen aangemaakt zijn in de specifieke applicatie en ter beschikking zijn voor de operaties. Achteraf zie je erop toe dat de benodigde documenten (aanwezigheidslijsten) mee worden opgeladen/opgeslagen. 

De ideale kandidaat

• Je hebt met voorkeur ervaring opgebouwd in een administratief ondersteunende rol. Gemotiveerde schoolverlaters komen ook in aanmerking.
• Je hebt uitstekende mondelinge communicatievaardigheden en houdt ervan om mensen te woord te staan en hen te informeren. Je kan jou behelpen in Frans, Nederlands en Engels.
• Je kan goed werken met MS Office (word-Excel)/ Outlook. Ook in nieuwe tools, vind je snel jouw weg.
• Je bent administratief sterk en hebt oog voor details. Ook bij routinematige taken blijf je alert en kritisch voor onregelmatigheden. Je werkt opdrachten nauwkeurig en kwalitatief af.
• Je bent flexibel in geval van takenpakket. In functie van de projecten of werkddruk, ondersteun je de collega's binnen het OBO. 

Wij bieden

• Je werkt in een 40-uren stelsel waardoor je 12 ADV dagen hebt;
• We bieden je een marktconform salaris met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, ecocheques etc
• Je komt terecht in een jong en dynamisch bedrijf waar de werknemer centraal staat.
• Een job met veel variatie en tal van (opleidings-)mogelijkheden.

Wie is Circet?